CRM Readiness Assessment

Vermeiden von CRM Fehlinvestitionen

Nur ein Viertel aller IT-Projekte werden erfolgreich umgesetzt. Knapp die Hälfte der IT-Projekte erreichen die Ziele nicht und sprengen den zeitlichen und finanziellen Rahmen. Die restlichen Projekte werden abgebrochen.

Mögliche Ursachen für diese Projektfehlschläge sind:

  • Fehler bei der Projektdefinition
  • Unklare inhaltliche Zielsetzung
  • Unrealistisches Budget
  • Mangelndes Risikomanagement
  • Unzureichende Methoden und Techniken im Projektmanagement
  • Personelle Aspekte der Projektarbeit vernachlässigt
  • Unzureichende Ressourcen für die Projektdurchführung
  • Mängel in Projektsteuerung

Diese Liste ist bei weitem nicht abschliessend. Sie zeigt aber, dass die Ursachen für das Scheitern von CRM Projekten häufig schon vor dem Kick-off ihren Ursprung haben. Je früher Gefahren und Fehlentwicklungen erkannt werden, desto geringer die Fehlinvestitionen. Gewisse Projekte hätten gar nie gestartet werden dürfen – auch dies kann eine Empfehlung eines CRM Readiness Assessments (CRA) sein.

Mit dem CRM Readiness Assessment tätigt das Unternehmen eine Investition, welche erlaubt, mehr aus dem CRM-Projektfranken herauszuholen. ADVANIS hat dazu ein Vorgehen entwickelt, welches auf einfache und effiziente Weise erlaubt ein umfassendes CRA durchzuführen.

Die wichtigsten Einflussfaktoren für ein erfolgreiches CRM-Projekt sind:

  • Wahl der passenden Software
  • Wahl des richtigen Implementierungspartners
  • Umfassende Abklärung und Beschreibung der Anforderungen vor Projektbeginn
  • Bereitstellen der nötigen Ressourcen und des nötigen Committments

Anforderungen erkennen und bewerten

Dank dem Vorgehen mit sehr breit gestreuten Interviews und Workshops werden alle Anspruchsgruppen einbezogen und deren Erwartungen beleuchtet. Gerade in Unternehmen, welche sich bisher noch nie mit CRM auseinandergesetzt haben, müssen die Gesprächspartner häufig erst in die Thematik CRM sowie die Möglichkeiten, welche CRM bietet eingeführt werden.

Dieses Vorgehen erlaubt zudem Ängste und Vorurteile entweder schon im Gespräch zu diskutieren und zu eliminieren oder zumindest diese zu identifizieren und mit geeigneten Massnahmen anzugehen. Gerade kritische Äusserungen sind im Projektantrag schon aufzunehmen und zu beantworten.

Ziele und Nutzenpotenziale definieren

Als erstes darf ein CRM-Projekt nicht als reines IT-Projekt verstanden werden, sondern muss sämtliche relevanten Aspekte umfassen und einbeziehen. ADVANIS hat dazu ein CRM-Framework mit 13 Bausteinen entwickelt, welche ein CRM-Projekt beeinflussen. Die IT selbst ist nur 1 Baustein davon.

CRM Readiness Assessment

Ein CRM Readiness Assessment (CRA) vor der Einführung eines CRM-Systems ist eine 360-Grad Sicht auf das Thema CRM. Es hat das Ziel, frühzeitig Potenziale und Risiken zu erkennen sowie Fehler und Mängel schon in der Planung und im Konzept zu minimieren und somit eine reibungslose und erfolgreiche Umsetzung zu ermöglichen. Falls das Unternehmen noch keine CRM Vision besitzt, wird mit dem CRM Readiness Assessment die Grundlage dazu geschaffen. Zudem liefert das CRM Readiness Assessment wertvolle Inhalte und erleichtert das spätere Erstellen des CRM Pflichtenheftes.

Zeitgewinn beim Erstellen von Ausschreibungsunterlagen

Aufgrund der Ergebnisse, welche dank dem Vorgehen auch von den wichtigsten Anspruchsgruppen getragen werden, können sehr schnell die Ausschreibungsunterlagen für ein Request for Information (RFI) erstellt werden. Mit einem RFI wird eine grosse Anzahl von möglichen Anbietern zu den wichtigsten Anforderungen befragt und zu einer ersten unverbindlichen Kostenschätzung aufgefordert.

Dank dem CRM Readiness Assessment wird sichergestellt, dass die wichtigsten Anforderungen von Anfang an identifiziert und abgefragt werden. Dieses Vorgehen erlaubt eine schnelle und für alle beteiligten Parteien effiziente Reduktion der Anzahl möglichen Produkte und Implementierungspartner. Zudem liefert das CRM Readiness Assessement schon den Rahmen und Inhalt für das CRM Pflichtenheft und verweist auf die Themen, welche kritisch sind und somit detailliert beschrieben werden müssen.

Beurteilung Ihres CRM-Projektes

Sofern bereits vorhanden, ist auch das Projektsetup zu analysieren und beurteilen. Als erstes werden der Projektplan und die budgetierten personellen und finanziellen Ressourcen geprüft. Anschliessend wird die Zweckmässigkeit der Projektorganisation, der Aufgabenverteilung und die involvierten Personen überprüft. Wichtig ist, dass zu diesem Zeitpunkt diese Prüfung nur sehr oberflächlich erfolgen kann. Der eigentliche Projektset-Up und der verfügbaren Ressourcen und ob im Rahmen des Projektes alle relevanten Aspekte abgedeckt sind. Natürlich ist es wichtig dass immer entsprechende Massnahmen vorgeschlagen werden.

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