Erfolgreiche ERP-Evaluation bei der KOCH Group AG

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Die KOCH Group ist stolz darauf, die erfolgreiche Zusammenarbeit mit ADVANIS während unserer ERP-Evaluationsphase hervorzuheben. Dank ihrer umfassenden Expertise und ihrem unermüdlichen Engagement konnten wir die besten Lösungen für unsere Bedürfnisse identifizieren. ADVANIS hat uns nicht nur mit fundierten Analysen und wertvollen Empfehlungen unterstützt, sondern auch durch ihre professionelle und zuverlässige Arbeitsweise überzeugt. Ihre Unterstützung war ein entscheidender Faktor für den Erfolg dieses Projekts, und wir freuen uns auf eine weiterhin fruchtbare Zusammenarbeit.»

Claudio Casali

Verkaufskoordinator KOCH Group AG

Die KOCH Group AG

Die KOCH Group AG ist ein Familienunternehmen, welches 1948 gegründet wurde und ist an fünf Standorten in der Schweiz mit über 300 Mitarbeitenden tätig.

Ihr Sortiment umfasst über 80’000 Artikel und besteht aus Beschlägen, Werkzeugen, Maschinen und weiteren Produkten, welche im Online-Shop bestellt und über vier Standorte verteilt werden. Im Bereich der Sicherheitstechnik entwickeln, planen und realisieren sie Schliessanlagen und Zutrittskontrollen.

Mit modernster Technik und hochqualifizierten Mitarbeitenden bietet die KOCH ihren Kunden vielfältige Mehrwerte. Professionelle Fachberatungen und individuelle Zusatzdienstleistungen sind bei KOCH selbstverständlich.

Ausgangslage

Die KOCH Group AG nutzte bisher ein ERP-System, welches nicht mehr weiterentwickelt wird und aus der Wartung läuft. Angesichts dieser Unsicherheit und der fehlenden Zukunftsaussichten hinsichtlich Wartung der laufenden Prozesse und Ausbau der Funktionalitäten entschied die KOCH Group AG, dass weitere Investitionen in das bestehende System nicht nachhaltig wären.

Zudem besteht bei KOCH eine zukunftsgerichtete Cloud-Strategie. Daher beschloss die KOCH Group AG ein neues ERP-System zu evaluieren.

Die KOCH Group AG hat mit mehreren Standorten, Dienstleistungen und Sparten, unzähligen Produkten, dem Online-Shop und diversen Stakeholdern und Nutzern komplexe und umfangreiche Anforderungen an das zukünftige ERP-System.

Diese Anforderungen mussten im IT Readiness Assessment erarbeitet und im Evaluationsprozess entsprechend einbezogen werden.

Für diesen wichtigen Prozess holte sich die KOCH Group AG Unterstützung von der ADVANIS AG, die für ihre umsichtige und strukturierte Vorgehensweise im Projektmanagement bekannt ist.

Darüber hinaus bietet ADVANIS effektive Unterstützung der internen Projektleitung sowie viel Erfahrung mit umfassenden Implementierungen, unabhängig von der eingesetzten Software.

Die Projektumsetzung

Der gesamte Evaluationsprozess wurde in enger Zusammenarbeit mit der ADVANIS AG koordiniert und verlief äusserst reibungslos. KOCH profitierte stark von der Erfahrung, dem umfassenden Know-how und dem Netzwerk von ADVANIS.

Die fundierte Expertise der ADVANIS AG ermöglichte einen effizienten und zügigen Entscheidungsprozess. Der konstruktive Austausch im Projektteam und die gemeinsame Sprache sorgten für eine schnelle Durchlaufzeit und trugen entscheidend zur erfolgreichen Evaluation bei.

ADVANIS übernahm dabei nicht nur die Rolle des Unterstützers, sondern agierte auch als Challenger, der die bestehenden Prozesse und Abläufe kritisch hinterfragte. Durch diesen Perspektivenwechsel wurden wichtige Punkte und bestehende Lücken aufgenommen und notwendige Veränderungen angestrebt.

Das hervorragende Zusammenspiel zwischen der KOCH Group und ADVANIS sowie die umfassenden Kenntnisse im Bereich der ERP-Evaluation waren ausschlaggebend für den Projekterfolg.

Nach einem umfassenden IT Readiness Assessment wurde in Zusammenarbeit mit ADVANIS das Lastenheft inklusive eines detaillierten Anforderungskatalogs für die KOCH Group AG erstellt. Diese Vorbereitung legte den Grundstein für einen strukturierten und zielgerichteten Auswahlprozess.

Der Evaluationsprozess begann mit dem klassischen Request for Information (RfI) Ansatz. Dabei wurden erste Informationen über mögliche Implementierungspartner gesammelt und aufbereitet, wobei rund 15 Partner betrachtet wurden. Diese Phase half dabei, eine erste Auswahl an potenziellen Anbietern zu treffen.

Anschliessend folgte der Request for Proposal (RfP), wobei detaillierte Angebote von den ausgewählten Anbietern eingeholt wurden. Betrachtet wurden insbesondere die Anwendungen
• SAP S/4Hana Public Cloud,
• SAP Business One,
• Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations sowie
• Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Diese Phase ermöglichte eine gründliche Bewertung und Gegenüberstellung der verschiedenen Lösungen und Implementierungspartner anhand der spezifischen Anforderungen der KOCH Group AG.

Um die Praxistauglichkeit der vorgeschlagenen Systeme zu überprüfen, wurde ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt. In dieser Phase konnten die Anbieter, jeweils vertreten durch einen Integrationspartner, ihre Systeme unter realen Bedingungen demonstrieren und die Lösung unter Beweis stellen.

Hierzu wurden drei essenzielle Prozesse definiert, welche im System abzubilden sind. In der PoC-Phase konnten die Entscheidungsträger zudem wesentliche Faktoren, wie die Benutzerfreundlichkeit und die Leistungsfähigkeit der Lösungen vergleichen.

Nach dem erfolgreichen Abschluss des PoC begannen die Verhandlungen. In dieser Phase wurden die finanziellen Aspekte, Lizenzmodelle und Service-Level-Agreements detailliert ausgearbeitet, um sicherzustellen, dass die langfristigen Bedürfnisse der KOCH Group AG erfüllt werden.

Schliesslich traf die KOCH Group AG basierend auf den gesammelten Informationen und den Ergebnissen der Verhandlungen eine fundierte Entscheidung für das optimale ERP-System.

Dieser strukturierte Evaluationsprozess stellte sicher, dass die KOCH Group AG eine Lösung auswählte, die ihre Geschäftsprozesse nachhaltig optimiert und zukunftssicher gestaltet.

Das Ergebnis

Dank der professionellen ERP-Evaluation konnte die KOCH Group AG eine fundierte Entscheidung treffen und ein System auswählen, welches die Unternehmensprozesse nachhaltig verbessert sowie eine zukunftsfähige Plattform für fachliche und technologische Weiterentwicklung bietet.

Die KOCH Group AG hat sich für Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations entschieden und die Ambit Group als Implementierungspartner ausgewählt.

Die Entscheidung für Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations hat sich als äusserst positiv erwiesen und trägt massgeblich zur Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft der KOCH Group AG bei.

Die Einführung des ERP-Systems erfolgt ebenfalls in Zusammenarbeit mit ADVANIS, welche dabei unter anderem die Projektleitung wahrnimmt.

«Die professionelle ERP-Evaluation geleitet durch ADVANIS hat es uns ermöglicht, die beste Lösung für unsere Bedürfnisse zu finden. Die Expertise und strukturierte Herangehensweise von ADVANIS waren entscheidend für unseren Erfolg. Sodass wir die Zusammenarbeit, ohne zu zögern für die ERP-Einführung ausgeweitet haben»

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