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CRM-Optimierung: So schöpfen Sie mehr Nutzen aus Ihrem CRM

CRM-Optimierung

So schöpfen Sie mehr Nutzen aus Ihrem CRM

Leider macht sich häufig schon kurz nach der Implementierung eines neuen CRM-Systems Ernüchterung breit. Während Monaten wurde hart für das Projekt geschuftet, hunderttausende von Franken für Berater und Lizenzen ausgegeben und der erwartete Nutzen bleibt aus. Das System findet keine Akzeptanz und wird nicht genutzt. Resignation macht sich breit und man fragt sich, ob man eventuell das falsche CRM-System eingeführt hat. Häufig liegt es aber nicht am Tool, sondern daran, dass die Zeit nach dem Go-Live im Projekt nicht geplant wurde.

So gewinnen alle: Mit wenigen mehrheitlich organisatorischen Massnahmen können Sie die Nutzung des CRM-Systems nachhaltig verbessern und so nicht nur die Investition schützen, sondern auch die Zufriedenheit der User merklich verbessern.

Folgende Massnahmen tragen dazu bei, dass Ihr CRM-System auch nach Projektende genutzt und laufend verbessert wird.

1. Reibungsloser Betrieb

Stellen Sie sicher, dass der Betrieb des Systems reibungslos läuft. Bei Problemen müssen die User schnell Hilfe bekommen und Bugs müssen noch schneller behoben sein. Nur wenn die User reibungslos mit dem System arbeiten können, arbeiten sie auch gerne mit dem System. Einen reibungslosen Betrieb können Sie mit folgenden Massnahmen sicherstellen:

  • Key-User in Support einbeziehen: Key-User, welche am System ausgebildet sind, können die User als erste Ansprechperson am besten beraten, weil sie aus dem gleichen Tätigkeitsbereich sind, die Anliegen der User schnell verstehen und auf Augenhöhe kommunizieren. Zudem wird so die IT entlastet, welche sich dann voll und ganz den komplexeren Problemen widmen kann.
  • Dokumentation: Eine einfache Dokumentation sei es als Anleitung mit Screenshots oder als kurze Videosequenzen, soll den Usern als Nachschlagewerk zur Verfügung stehen.
  • Schulung der User: Es ist wichtig, die User initial umfassend zu schulen, bei Bedarf Nachschulungen durchzuführen und sicherzustellen, dass neue User erst nach nachgewiesener Schulung auf das produktive System gelassen werden.

2. Klare Trennung von technischer und fachlicher Verantwortung

Viel wichtiger als die technische Verantwortung ist die fachliche Verantwortung. Häufig wird ein CRM-System nach der Implementierung einem Admin aus der IT übergeben und das ist der Anfang vom Ende. Admins machen einen super Job, aber es ist nicht ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass das System von den Usern genutzt wird, das Prozesse verbessert und neue Funktionen eingeführt werden.

  • CRM-Admin: Der CRM-Admin ist rein für den technischen Betrieb zuständig. Er und die IT sind Dienstleister der Linie. Es liegt an der Linie Anforderungen und Änderungen zu definieren und in Auftrag zu geben.
  • Prozessowner oder CRM-Board: Neben dem Admin, der für Betrieb und Support zuständig ist, empfehlen wir entweder einen CRM-Owner oder ein CRM-Board einzusetzen. Letztere sind dafür verantwortlich, dass das CRM genutzt wird und dass die Prozesse und Funktionen ständig den wechselnden Bedürfnissen angepasst werden.
  • CRM Betriebskonzept: Für die Nutzung und Weiterentwicklung eines CRMs gibt es mehrere Verantwortliche. Neben dem Admin, sind das auch der CRM-Owner, das CRM-Board, Key-User, Prozess-Owner, die Linienverantwortlichen für Marketing, Sales und Service. Zudem gibt es häufig auch noch externe Berater. Die Aufgaben und Kompetenzen aller Beteiligten müssen in einem CRM-Betriebskonzept erfasst und definiert sein. So weiss jeder was er zu tun hat.

3. Messen der Performance

Zu einer ständigen Optimierung bedarf es einer regelmässigen Messung relevanter KPI. Nur so kann gemessen werden, ob die Massnahmen auch greifen.

  • KPI für Marketing, Sales und Service nur über CRM-Dashboards: Nutzen Sie für Ihre regelmässigen Besprechungen mit Ihren Mitarbeitenden ausschliesslich die Reports und Dashboards, welche Ihnen das CRM zur Verfügung stellt. Verzichten Sie auf jegliche andere Art von Reporting. Nur so können Sie sicherstellen, dass das CRM immer alle relevanten Vorgänge beinhaltet und aktuell ist.
  • Messen der CRM-Nutzung: Messen Sie, welche User das System kaum oder nicht nutzen. Suchen Sie nach den Ursachen und beheben Sie diese. Beachten Sie die rechtlichen Vorgaben, wenn Sie die Nutzung messen.
  • Zufriedenheitsumfragen bei Usern: Führen Sie regelmässig Umfragen zu Zufriedenheit der User durch und fragen Sie die User nach Verbesserungsvorschlägen.

Ein CRM ist ein System, das lebt und ständig an neue Anforderungen angepasst werden muss. Es bedarf somit andauernder Aufmerksamkeit und Pflege. In diesen Prozessen ist eine Vielzahl von Stakeholdern involviert und diese zu Koordinieren ist eine der zentralen Aufgaben um den maximalen Nutzen aus Ihrem CRM zu holen. Möchten auch Sie den Nutzen optimieren – unsere CRM-Guides unterstützen Sie gerne mit ihrer Erfahrung.

Gerne informieren wir unverbindlich und kostenlos über Ihre Möglichkeiten der CRM-Optimierung. Verwenden Sie das Formular, um schriftliches Informationsmaterial zugestellt zu erhalten und/oder um eine kostenlose Erstberatung zu vereinbaren.

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    Das Ende von SAP-CRM 7.0 naht — sind Sie bereit dafür?

    SAP CRM 7.0 / On-Premise ablösen mit ADVANIS

    SAP stellt im Jahr 2027 den Support für die Business Suite ein, ein End-of-Life ist erreicht. Darunter fällt auch das weitverbreitete CRM 7.0 (SAP-CRM), welches vielleicht bei Ihnen noch im Einsatz ist.

    Sicherlich stellen Sie sich nun die Frage, wie es mit der CRM-Lösung in Ihrem Unternehmen weiter gehen soll und welche neue Lösung die bestehenden Prozesse bestmöglich abbilden. Nachfolgend haben wir Ihnen drei wichtige Gedankengänge formuliert, welche Sie bereits jetzt in Meetings zur Sprache bringen können, um auf die Komplexität einer unumgänglichen CRM-Transformation aufmerksam zu machen.

    Welche Möglichkeiten gibt es zur Ablösung von SAP-CRM 7.0?

    Eine der wohl spannendsten Fragen dürfte es sein, welche Lösung die Zukünftige sein soll. Denn obschon das Wartungsende der SAP-CRM 7.0 / On-Premise Lösung in der Zukunft liegt, so ist in der Realität der Zeitpunkt schon längst gegenwärtig, um sich mit der Ablösung auseinanderzusetzen. Das Ende einer CRM-Lösung birgt immer ein gewisses Risiko, welches sich durch Weitsicht drastisch reduzieren lässt. Daher raten wir Ihnen, sich jetzt mit dem Thema auseinanderzusetzen. Ob Sie zukünftig dann eine On-Premise, eine Cloud oder hybride Lösung nutzen wollen, ist eher zweitrangig. Das Wichtigste ist, dass Sie die neuen Chancen und Möglichkeiten erkennen und nutzen, da der Implementierungsaufwand einer neuen Lösung ohnehin anfällt.

    Welches CRM-System passt zu Ihnen und Ihrer Strategie?

    Die meisten SAP-CRM 7.0 Nutzer haben in den vergangenen Jahren enorme Kosten und Aufwände auf sich genommen, um die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen in ihrer CRM-Lösung umzusetzen. Nun gilt es, die Investitionen zu sichern und bestenfalls in die neue Lösung zu überführen. Eine Anpassung an den Standard sollte sicherlich die erste Wahl sein, ist aber nicht immer möglich. Es gilt herauszufinden, welche Optionen sich ergeben im Bezug zu Ihren Geschäftsmodellen und -Prozessen.

    Welche Daten wollen Sie in die neue Lösung überführen?

    Wie ist mit den existierenden Daten umzugehen und inwiefern sind die bestehenden Daten in die Strukturen der neuen CRM-Lösungen zu überführen. Ist dies ohne grösseren Aufwand möglich? Welche Daten müssen neu zugeordnet werden? Welche Daten bleiben auf der Strecke? Diese und weitere kritische Aspekte gilt es frühzeitig zu analysieren, konzeptionell zu definieren sowie im Nachgang umsetzen.

    Wichtig zu wissen:

    Um eine neue CRM-Anwendung erfolgreich einführen zu können, benötigt es die Zustimmung wichtiger Unterstützer innerhalb der einzelnen Projektphasen. Wer sich frühzeitig mit den nötigen Change-Management Aspekten auseinandersetzt, der wird wesentliche Herausforderungen schneller lösen und potenzielle Gefahren frühzeitiger erkennen können. Hierzu zählen unter anderem die Identifizierung wesentlicher Beeinflusser innerhalb der relevanten Abteilungen, die den Change-Management-Prozess und damit auch das CRM-Projekt stark beeinflussen können. Diese gilt es frühzeitig für sich und das Projekt zu gewinnen.

    «Dazu kommt, dass es immer schwieriger wird SAP CRM Berater und Entwickler zu finden. Da das Ende naht, lässt sich so gut wie niemand mehr neu auf diesem Gebiet ausbilden. Und die Nachfrage nach SAP CRM-Beratern ist aufgrund der Umstellung natürlich bereits jetzt enorm hoch.»

    Mit der Implementierung einer Folgelösung ist es aber noch nicht getan. Darüber hinaus sollten auch an die nötigen Onboarding Massnahmen nach der erfolgreichen Implementierung in Form von Trainings respektive Schulungen gedacht werden. Denn ein CRM-System kann nur so gut sein, wie seine Anwender es verstehen zu nutzen.

    Wie kann ADVANIS Sie dabei unterstützen?

    Der riseCRM Ansatz von ADVANIS umfasst folgende Punkte:

    • Wir analysieren die Ausgangslage und identifizieren die kritischen Punkte
    • Wir definieren gemeinsam die zukünftigen Anforderungen und Potenziale
    • Wir erarbeiten gemeinsam den Lösungsraum und konzipieren eine Lösungsarchitektur mit Blick auf den Prozess sowie die Architektur
    • Wir zeigen Ihnen mögliche Lösungswege mit und ohne SAP und unterstützen Sie bei der Umsetzung

    Warum ist ADVANIS der richtige Partner für Ihre SAP CRM Ablösung?

    • Wir sind zertifizierter SAP-Partner und haben Erfahrung mit der Ablösung von SAP CRM On-Premise
    • Wir verfügen über einen breiten Pool von Experten
    • Wir verfügen über tiefgreifende Kenntnisse der neuesten SAP-Technologien
    • Wir haben über 25 Jahre CRM-Erfahrung und wissen, welche Faktoren für welche Business Modelle entscheidend sind für den Erfolg einer CRM-Lösung.

    Die Zeit für die Ablösung ist gekommen…

    … unsere CRM-Guides begleiten Ihr Unternehmen von A bis Z.

    Welche SAP-Applikation ist für Ihre Service-Prozesse die Richtige?

    Welche SAP-Applikation ist für Ihre Service-Prozesse die Richtige?

    Welche SAP-Applikation ist für Ihre Service-Prozesse die Richtige?

    Unabhängig von Ihren Produkten oder Dienstleistungen, ist ein nachhaltiger Service essenziell — nur so können Sie neue Kundenbeziehungen generieren oder bestehende stärken. Kommen Sie jetzt weg von Papierkatalogen und handschriftlichen Notizen und hin zu digitalen Online- und Offlinelösungen, welche Ihren Alltag erleichtern.

    Die Digitalisierung beginnt mit einer Änderung des Mindsets.

    Mit Blick auf Themen wie Big Data, Cloud Computing, Internet-of-Things, Digital Twinning, Smart Services, Augmented Reality oder Digital-Service-Management werden die Ansätze des Service 4.0 untermauert und Digital-Supply-Chain ermöglicht. Insbesondere die Service-Prozesse müssen intelligent in die digitale Lieferkette eingebunden werden, um sinnvoll Überwachen, Stabilität genieren und Verbesserungen ermöglichen zu können.

    Das SAP-Portfolio ist im Bereich Service sehr flexibel und umfangreich. Mit den SAP-Applikationen Service Cloud, Field Service Management und S/4HANA Service lassen sich viele verschiedene Szenarien umsetzen.

    Mit den skalierbaren, robusten und benutzerfreundlichen Anwendungen können alle Prozesse — getriggert durch die verschiedensten Kanäle wie vernetzte Maschinen, E-Mail, Telefonie, Endkunden-Portal, Social-Media — durch Ihre Anwender einfach und effizient durchlaufen werden.

    Wie erreicht man das bestmögliche Kosten-Nutzen-Verhältnis bei komplexen CRM-Einführungen?

    Komplexe Ausgangslagen und unternehmensspezifische Ziele bedürfen nicht nur Fachwissen und Kompetenz

    Am Beispiel des weltweit führenden Anbieters von Luftverwirbelungs- und Luftblastexturierdüsen für synthetische Endlosgarne, der Heberlein AG, möchten wir hier auf den Vorteil von langjähriger Erfahrung und Branchenkenntnis eingehen. Denn vor allem in der schnelllebigen IT-Branche werden Erfahrungsschatz und Pionierarbeit oftmals als kostspieligen Ballast angesehen. Worauf häufig zugunsten junger fremdfinanzierter Unternehmen verzichtet wird – zwar aus nachvollziehbaren wirtschaftlichen Gründen, jedoch zuweilen mit kostspieligeren oder gar verheerenden Folgen.

    Erfahrungsschatz ermöglicht einen sparsameren Umgang mit beschränkten Ressourcen

    Innovative spezialisierte Unternehmen, z.B. in der Feinmechanik Branche, die sich darauf konzentrieren, die besten Produkte und Dienstleitungen für ihre Kunden zugänglich zu machen, möchten keine grossen Mittel für ihre Verkaufs- und Marketing-Abteilungen einsetzen. Zudem sind die Bedürfnisse verhältnismässig komplex und die effektive Koordination der Prozesse umso relevanter. Und genau da kommt der Erfahrungsschatz von externen Kompetenzen zum Zug – es gilt Ressourcen zu schonen und nachhaltige Prozesskoordinationen zu schaffen, die keine überflüssigen Ansätze enthalten und Dynamik garantieren.

    Wie sieht die Umsetzung einer solchen komplexen CRM-Einführung mit einer SAP Sales und Service Cloud Lösung aus

    Die Heberlein AG hatte individuelle und zum Teil sehr komplexe Ausgangslage, Vorgaben und Ziele, welche mit der CRM-Einführung zu meistern waren. Die ADVANIS AG war mit ihrer langjährigen Erfahrung bei der Koordination von CRM-Einführungen in branchenähnlichen Betrieben, ein optimaler Partner, der die Bedürfnisse Heberlein’s verstanden und die Realisierung von hochgesteckten Zielen ermöglicht hat. ADVANIS hat, als vertrauenswürdiger SAP Partner, für ein bestmögliches Kosten-Nutzen-Verhältnis sorgen können, was einen wesentlichen Teil der Zielvorgaben ausgemacht hat.

    Erfahren Sie mehr zur Umsetzung in der entsprechenden Success Story, die auch, als nennenswertes Erfolgs-Beispiel, von SAP selbst in ihrem KMU Magazin publiziert worden ist.

    Field Service Management: Blick in das Jahr 2025 gemäss Gartner Magic Quadranten

    Field-service-management

    Vision Field Service Management gemäss Gartner

    Gartner betreibt Marktuntersuchungen und stellt Ergebnisse unter anderem im Gartner Magic Quadranten vor. In der Ausgabe «Magic Quadrant für Field Service Management», herausgebracht am 6. Juli 2020, werden die verschiedenen führenden Anbieter für Field Service Management Software untersucht und detailliert aufgeführt.

    Hauptaugenmerk der 2020er Ausführung

    • Mobilität
    • Augmented Reality im Aussendienst
    • Wissensdatenbanken und wie Wissen geteilt werden kann
    • Digital Twinning mit zugrunde liegenden
    • automatisierten Verträgen
    • Optimierung der Planung mittels Automatisierung und durch künstliche Intelligenz
    • Integration in die bestehende Systemlandschaft

    Neben den grossen Herstellern wie Microsoft, Salesforce, SAP, IFS, ServiceMax werden auch Unternehmen gelistet wie Accruent, FieldPower, GMS und weitere.

    Sollte Ihr Unternehmen derzeit auf der Suche nach einer entsprechenden FSM-Lösung sein, dient der Quadrant sicherlich mit als erste Anlaufstelle, um einen ersten Eindruck des Marktes zu erhalten. Sicherlich ist es nicht sinnvoll, nur die Nummer Eins einzuladen und zu evaluieren. Eine Betrachtung verschiedener Faktoren sollte die Evaluation begleiten und die Basis für eine zukunftsträchtige FSM-Vision begleiten.

    • Eine Lösung sollte durch die Mitarbeitenden schnell erlernt werden können.
    • Das System sollte eine Einsicht in die vergangenen Vorgänge und die Maschinendatengewähren.
    • Innovationen müssen stetig einfliessen und Verbesserungsvorschläge gehört werden
    • Eine Anbindung von IoT-gestützten-Maschinen sollte bereits jetzt möglich sein.
    • Entscheiden Sie sich für eine Anwendung, die Ihren Techniker unterstützt – beziehen Sie die Mitarbeitenden in den Entscheid früh ein.
    • Auswertungen und Analysen sollten zum Standardumfang gehören.
    • Je nach Zugehörigkeit sollte ein Branchenfokus gegeben sein.
    • Anbindung von weiteren Fachbereichen, um bspw. neue Leads schnell an das Sales Departement weiterzuleiten oder notwendige Bestellungen der Disposition aufzugeben.
    • 360° Überblick über den Kunden und dessen Verträge.

    Dies ist sicherlich nur eine kleine Auswahl an Kriterien, die während einer Evaluation entscheidend dazu beitragen, welche FSM-Lösung gewählt wird. Diese Kriterien bilden jedoch weitestgehend die Grundlage, um eine Vision 2025 nach Gartner überhaupt erst zu ermöglichen.

    Gerne unterstützen wir Sie bei der Erarbeitung einer nachhaltigen Field Service Management-Vision, fragen Sie nach einem Beratungsgespräch.

    Technical Service: Planning Board, Steuern der internen & externen Teams

    Service 4.0-Planning Board

    Steuern der internen und der externen Service Teams in einem Planning Board

    Es kann verschiedene Gründe geben, warum Sie den eigenen Techniker einen Job nicht zuweisen, sondern dafür externe Kräfte einsetzen möchten.

    Nun ist es nichts ungewöhnliches, sich von extern Unterstützung anzufragen. Jedoch sollte gerade heute der Zugang zum Service Job digital gegeben sein und die relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Ein Austausch der relevanten Daten ist zwingend erforderlich, sodass der externe Service Provider die Arbeit zur Kundenzufriedenheit ausführen kann und die Verbräuche entsprechend aufnehmen kann. Eine Abrechnung kann nur dann korrekt erfolgen, wenn die Grundlage dafür geschaffen wird – eine Excel Tabelle oder ein unleserliches Blatt Papier hilft hierbei nur bedingt.

    Um eine Zusammenarbeit zu ermöglichen, sollten Sie mit Ihren Geschäftspartnern im Vorfeld Arbeitspakete bestimmen und zu erbringenden Leistungen festhalten. Auch das hilft Ihrem Unternehmen, die Service-Vorgänge zu verplanen oder gar automatisiert durch Ihr Tool verplanen zu lassen – unabhängig ob extern oder intern. Das Onboarding der Service Provider muss strukturiert ablaufen, kann sogar je nach Hersteller komplett digital ablaufen und dabei eine sehr gute Bedienbarkeit beachten.

    Relevant während der Zeit der Zusammenarbeit sind Auswertungen, mit welchen es ersichtlich sein muss, inwiefern die Zusammenarbeit bzw. Übergabe von Serviceaufträgen rentabel ist. Moderne Systeme können an dieser Stelle sowohl die interne Verplanung ermöglichen, sowie die externen Ressourcen-Anbindung übernehmen.

    Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung neuer Geschäftsmodelle im Service, fragen Sie nach einem Beratungsgespräch.

    Wichtig für den Service-Dispatcher ist es, die Einsätze verplanen zu können und die Sicht auf die Kosten und Aufwände stets zu behalten.

    Hierfür sind verschiedene Kriterien relevant, welche entscheiden, ob von extern zusätzlich Unterstützung angefordert wird und welche betrachtet werden müssen:

    • Geschulte Techniker werden benötigt
    • Hohe Auslastung der eigenen Service-Mannschaft
    • Vertretung ist gewünscht
    • Regionale Verfügbarkeit ist nicht gegeben
    • Kostenoptimierung des Technikereinsatzes
    • Wiederkehrende, weniger komplexe Aufgaben
    • Zugriff auf notwendiges Knowhow von extern, um einen Service-Job auszuführen
    • ung von Cloud-Lösungen