Vorgehen für eine detaillierte Analyse sowie eine schnelle Berechnung mit dem CRM-Nutzenkalkulator
Unsere Kunden fragen uns häufig, wie der finanzielle Nutzen resp. der ROI eines CRM-Systems berechnet werden kann. Grundsätzlich sind die zahlreichen Vorzüge von CRM bekannt. Dazu zählen effizientere Prozesse, bessere Zusammenarbeit, grössere Treffsicherheit, zufriedenere Kunden und natürlich mehr Umsatz. Häufig liegen aber keine Berechnungen vor, ob sich die Investition lohnt. Das ist auch nicht weiter erstaunlich. Einerseits ist die genaue Berechnung an sich schon ein kleines Projekt. Andererseits gibt es häufig genügend gute oder zwingende Gründe ein CRM-System einzuführen, ohne dass eine genaue CRM ROI-Betrachtung nötig ist.
Nachfolgend werden die 6 wichtigsten Bereiche kurz erläutert, welche für die Nutzenbetrachtung zu analysieren sind. Diese werden in folgende drei Gruppen eingeteilt:
- Kosteneinsparungen Personal
- Weitere Kosteneinsparungen
- Mehrumsatz
Ihre Angaben zu den einzelnen Analysefeldern stellen Sie am besten in einem Excel als Mengengerüst dar. Definieren Sie auch zu Beginn, über wie viele Jahre die Betrachtung erfolgen soll.
Kosteneinsparungen Personal
Nutzen aus Prozessverbesserungen
Grundsätzlich unterstützt ein CRM Ihre Mitarbeiter darin ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Dazu müssen Sie sämtliche relevanten Prozesse auflisten und die entsprechenden Zeiteinsparungen erfassen. Diese multiplizieren Sie dann mit der Anzahl jährlichen Prozessdurchläufe und den durchschnittlichen Personalkosten.
Nutzen aus automatischer Reportgenerierung und Pipeline-Berechnung
Berechnen Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter pro Jahr damit beschäftigt sind, Reports über Ihre Aktivitäten zu erstellen oder die Pipeline resp. den Forecast aufzubereiten. Am einfachsten, Sie multiplizieren die Anzahl Reports mit der durchschnittlichen Zeit für die Erstellung.
Personal einsparen oder doch lieber Mehrumsatz erzielen?
Die Einsparungen aus diesen 2 Bereichen können Sie nun in die Anzahl FTE umrechnen, welche Sie so einsparen können.
Sie haben nun die Wahl, entweder gleich viel Umsatz mit weniger Personal zu erzielen oder die Zeiteinsparungen dazu zu nützen, um mehr Kunden zu bearbeiten und so mehr Umsatz zu erzielen. Für letzteres multiplizieren Sie die berechneten FTE mit dem durchschnittlichen Jahresumsatz der Mitarbeiter. Aber Achtung: zählen Sie die Einsparungen aus den Prozessverbesserungen und den Mehrumsatz nicht zusammen. Sie können nicht beides gleichzeitig realisieren.
Weitere Kosteneinsparungen
Weitere Kosteneinsparungen sind vor allem bei den Legacy-Systemen auszumachen, welche nun nicht mehr lizenziert und gewartet werden müssen. Denken Sie aber daran, dass diese Systeme zumindest für einige Zeit noch im Hintergrund als Fall-back Szenario weiterlaufen können.
Berechnen des Mehrumsatzes
Nutzen aus besserer Visibilität
Wie viele Leads und Opportunities gehen verloren, weil Fristen verpasst werden oder ganz einfach, weil Kunden aus Nachlässigkeit oder absichtlich nicht rechtzeitig besucht werden? Berechnen Sie die Anzahl Deals die jährlich abgeschlossen werden und multiplizieren Sie diese mit einer tiefen Prozentzahl für die potenzielle Verbesserung.
Nutzen aus effektiverer Marktbearbeitung
Ein CRM hilft auch, sich auf das wesentliche zu konzentrieren. Das heisst, es werden die strategisch wichtigen Kunden angegangen und die Low-hanging-fruits geerntet. CRM verhindert, dass die Kunden nach Lust und Laune sowie aufgrund von Sympathie besucht werden. Dadurch erhöht sich die Trefferquote markant. Berechnen Sie die Anzahl Opportunities pro Jahr und erhöhen Sie die Abschlussquote resp. die Durchschnittsgrösse der einzelnen Deals.
CRM Kosten berechnen
Für die Berechnung des CRM ROI sind dem Nutzen noch die Kosten gegenüberzustellen. Diese setzen sich zusammen aus:
- Externe Projektkosten
- Interne Projektkosten
- Lizenzen
- Unterhalt des Systems
Natürlich gibt es noch weitere Kostenelemente, aber wie beim Nutzen geht es darum, nur die wichtigsten Faktoren zu berücksichtigen.
Berechnen des CRM ROI
Zum Schluss können Sie nun den gesamten Nutzen zusammenzählen und den gesamten Kosten gegenüberstellen. So können Sie auch schnell berechnen, wie viele Monate oder Jahre sie benötigen, um die Investition zu amortisieren. Falls sie für die Berechnung des CRM ROI Hilfe wünschen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Schreiben Sie mir einfach eine kurze Mail mit Ihrem Anliegen.
CRM-Nutzenkalkulator
Auf Basis dieses Vorgehens haben wir einen Nutzenkalkulator entwickelt, mit dem Sie innert weniger Minuten den Nutzen berechnen können. Das ist eine wertvolle Hilfe und gibt Ihnen eine erste Potenzialbeurteilung. Der CRM-Nutzenkalkulator basiert auf einer detaillierten Studie von Forrester. Die Erkenntnisse dieser Studie haben wir in die Berechnung einfliessen lassen. Falls Sie auf dieser Basis eine Berechnung mir mehr veränderbaren Parametern als auf der Website möglich sind, durchführen wollen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
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