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ADVANIS Salesforce HealthCheck

Posted on by Evgenij Starchak
08
Mai

Warum ein Salesforce HealthCheck sinnvoll ist – Eine ganzheitliche Bestandsaufnahme für nachhaltigen CRM-Erfolg

Ihre Investition in die führende Salesforce CRM Plattform war ein wichtiger Schritt und hat sicherlich dazu beigetragen in Ihrem Unternehmen Effizienz zu steigern, Prozesse zu automatisieren und Kundenbeziehungen zu verbessern. Doch selbst die beste Lösung kann mit der Zeit an Wirksamkeit verlieren, wenn sie nicht regelmässig überprüft, gepflegt und weiterentwickelt wird. Genau hier setzt der Salesforce HealthCheck an.

Ein HealthCheck ist eine strukturierte und ganzheitliche Analyse Ihrer bestehenden Salesforce-Umgebung – mit dem Ziel, Risiken zu minimieren, Optimierungspotenziale aufzudecken und die zukünftige Skalierbarkeit sicherzustellen.

1. Sicherheit: Schutz Ihrer sensiblen Daten

Einer der kritischsten Aspekte jeder CRM-Lösung ist der sichere Umgang mit sensiblen Kunden- und Unternehmensdaten. Der Salesforce HealthCheck prüft sicherheitsrelevante Einstellungen wie:

  • Passwort- und Authentifizierungsrichtlinien
  • Zugriffsrechte (Profiles, Permission Sets, Role Hierarchies)
  • Freigabeeinstellungen für Objekte, Felder und Datensätze
  • API-Zugriffe und externe Integrationen

Veraltete oder zu weit gefasste Berechtigungen stellen ein erhebliches Risiko dar – nicht nur für Datenschutzverletzungen, sondern auch im Hinblick auf Compliance-Anforderungen (DSGVO, ISO 27001 etc.). Der HealthCheck hilft, Sicherheitslücken zu erkennen und schnell zu schliessen.

2. System-Performance und technische Defizite

Mit wachsendem Funktionsumfang und steigender Datenmenge nimmt auch die Komplexität Ihrer Salesforce-Org zu. Workflows, Flows, Apex-Code, Process Builder und Trigger können sich gegenseitig behindern oder gar widersprechen. Der HealthCheck analysiert:

  • Custom Code und technische Defizite (z. B. nicht mehr genutzte Komponenten)
  • API-Auslastung und Governor Limits
  • Ladezeiten von Seiten und Berichten
  • Veraltete Automatisierungen, die durch moderne Tools (Flows, LWC) ersetzt werden sollten

Die Folge: eine performantere, stabilere, wartungsfreundlichere und zukunftssicherere Salesforce Umsetzung.

3. Datenqualität und Benutzerakzeptanz

Ein CRM-System ist nur so gut wie die Daten, die darin gepflegt werden. Schlechte Datenqualität führt zu fehlerhaften Analysen, unzureichenden Kundenprofilen und ineffizienten Kampagnen. Der HealthCheck beleuchtet:

  • Vollständigkeit, Aktualität und Konsistenz von Daten
  • Vorhandensein von Dubletten
  • Nutzung von Pflichtfeldern und Validierungsregeln
  • Benutzeraktivität und -verhalten

Durch gezielte Empfehlungen zur Datenbereinigung und zur Benutzerführung (z. B. durch Hilfetexte oder automatisierte Validierungen) lässt sich nicht nur die Datenqualität verbessern, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität der Anwender steigern.

4. Lizenz- und Kostenoptimierung

Viele Unternehmen nutzen nur einen Bruchteil der ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen oder verfügen über nicht ausgelastete Benutzerlizenzen. Der HealthCheck bietet Transparenz:

  • Welche Features werden aktiv genutzt?
  • Gibt es teure Lizenzen ohne aktive Benutzer?
  • Können Prozesse mit vorhandenen Tools effizienter abgebildet werden?

Die Erkenntnisse helfen dabei, die Ausgaben für Salesforce-Lizenzen und Add-ons zu optimieren und gleichzeitig den Funktionsumfang zu maximieren.

5. Zukunftsfähigkeit und Skalierbarkeit

Salesforce entwickelt sich kontinuierlich weiter – drei Releases pro Jahr bringen regelmässig neue Funktionen, Verbesserungen und Deprecations mit sich. Der HealthCheck prüft, ob Ihre Org bereit ist für:

  • bevorstehende Release-Änderungen
  • neue Technologien (wie Salesforce Flow, LWC, Einstein AI)
  • Wachstum durch neue Geschäftsbereiche oder Märkte

Damit legen Sie den Grundstein für eine agile, skalierbare Plattform, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mitwächst.

6. Strategische Handlungsempfehlungen

Am Ende eines HealthChecks steht nicht nur eine technische Analyse, sondern ein konkreter Massnahmenplan: Priorisierte Empfehlungen, die sowohl Quick Wins als auch langfristige Verbesserungen adressieren. Typische Resultate sind:

  • Konsolidierung von Berechtigungen
  • Refactoring von Automatisierungen nach aktuellen Standards und Best Practices
  • Einführung strukturierter Naming-Conventions
  • Optimierung der Nutzerführung und Schulungskonzepte
  • Vorbereitung auf Migrationen oder Integrationen

Fazit: Ein HealthCheck ist keine Option – sondern eine Pflicht

Ein Salesforce HealthCheck ist ein wirksames Instrument zur Qualitätssicherung und Zukunftssicherung Ihres CRM-Systems. Er schafft Transparenz, reduziert Risiken, spart Kosten und legt die Basis für neue Innovationen. Insbesondere für Unternehmen, deren Salesforce-Umgebung über mehrere Jahre gewachsen ist, empfiehlt sich ein regelmässiger Check – idealerweise jährlich oder bei grösseren Systemänderungen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Post die Potenziale und Hintergründe eines Salesforce HealthChecks vermitteln konnten und danken für Ihr Interesse.

Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen mit einem Salesforce HealthCheck. Vereinbaren Sie noch heute ein kostenloses Orientierungsgespräch mit einem unserer Senior CX Guides oder senden Sie uns das entsprechende Formular zu und erfahren Sie, wie Sie den Erfolg Ihrer Salesforce-Lösung sicherstellen können.
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Salesforce HealthCheck

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Allgemein, CIO/CDO, CRM-Strategie und -Konzept, Digitalisierung, Head of Marketing, Head of Sales, Sales, Service, Sven Brenner

Key User Community als Schlüssel für erfolgreiche System-Einführungen

Posted on by Sven Brenner
ADVANIS Blogpost - Key User Community
01
Feb

Welche Rolle spielt eine Key User Community bei der erfolgreichen Einführung neuer Software?

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist die reibungslose Einführung neuer Softwares entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Eine effektive Methode, um dieses Ziel zu erreichen, ist die Implementierung einer Key User Community. Diese Gruppe ausgewählter Anwender spielt eine entscheidende Rolle bei der Validierung von Prozessen, der Identifizierung von Schwachstellen und der Sicherstellung, dass das neue System die geschäftlichen Anforderungen vollständig erfüllt. Des Weiteren werden somit frühestmöglich Anwender an neue Abläufe herangeführt, etwaige Lücken im Prozessabbild können rasch identifiziert und folglich behoben werden

Einführung einer Key User Community

Die Einführung einer Key User Community bei einem unserer Kunden war ein bedeutender Schritt zur Gewährleistung einer erfolgreichen Systemeinführung. Die Key User wurden sorgfältig aus verschiedenen Abteilungen ausgewählt, um sicherzustellen, dass alle relevanten Geschäftsprozesse abgedeckt wurden. Ihre Hauptaufgaben bestanden darin, das neue System intensiv zu testen und Feedback zu geben über positive Erfahrungen sowie potenzielle Fehler oder ungünstige Abläufe zu identifizieren.

Testprozesse und Ergebnisse

Die Testprozesse umfassten eine breite Palette von Szenarien, von einfachen täglichen Aufgaben bis hin zu komplexen Geschäftsabläufen. Dabei wurden nicht nur die funktionellen Aspekte des Systems überprüft, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit und die Integration mit bestehenden Systemen analysiert. Durch diese gründlichen Tests konnten frühzeitig Probleme erkannt und behoben werden, was die Gesamteffizienz der Implementierung erheblich steigerte. Ebenfalls war dies eine sehr effektive Methodik, um die Dokumentation von Teilbereichen oder Prozessabläufen voranzutreiben.

Vorteile einer Key User Community:

  1. Frühzeitige Identifikation von Prozesslücken
  2. Schnellere Anwenderakzeptanz
  3. Verbesserte Testprozesse
  4. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
  5. Effektiver Wissensaustausch
  6. Erhöhung der Systemakzeptanz
  7. Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentation
  8. Langfristige Unterstützung und Stabilität
  9. Verkürzte Projektlaufzeit
  10. Reduktion von Widerständen
ADVANIS Blogpost über Key User Communities

Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Zusammenarbeit innerhalb der Key User Community mit der Projektleitung sowie des Integrators war entscheidend für den Erfolg des Projekts. Regelmässige Meetings, Schulungen und ein strukturierter Austausch von Erfahrungen halfen dabei, ein tiefes Verständnis für die Systemeigenschaften zu entwickeln und Herausforderungen gemeinsam zu bewältigen.

Die Kommunikation zwischen den Key Usern und dem Implementierungsteam war transparent und unterstützte einen effektiven Wissensaustausch. Somit konnte eine abteilungsübergreifende Kollaboration Wirklichkeit werden und die Silo-Denke somit drastisch eingedämmt werden.

Erfolgsgeschichten und Herausforderungen

Während des Projekts traten sowohl Erfolgsgeschichten als auch Herausforderungen auf. Positiv hervorzuheben waren die schnelle Identifizierung und Behebung von Prozessschwächen sowie die hohe Akzeptanz des neuen Systems durch die Key User. Herausforderungen wie etwa unerwartete Komplexitäten in bestimmten Prozessen wurden jedoch durch die enge Zusammenarbeit und das Engagement der Community erfolgreich überwunden.

Somit konnten nach kurzer Projektlaufzeit erste Ende-zu-Ende Tests durchgespielt und das Vertrauen in die ausgewählte ERP-Lösung gestärkt werden. Auch nach der Projektzeit ist die Community eine tragende Säule für das erfolgreiche Anwenden der ERP-Lösung und Einführen neuer Mitarbeitenden.

«Die Einführung einer Key User Community macht bei allen Arten von IT-Projekten Sinn und ist erfolgsrelevant für Projekte mit unternehmenswichtigen Prozessabbildungen.»

Sven Brenner

Externer Gesamtprojektleiter

Wie geht man vor beim Implementieren einer Key User Community?

  1. Key User identifizieren und auswählen
    Wählen Sie Key User sorgfältig aus verschiedenen Abteilungen aus, um sicherzustellen, dass alle relevanten Geschäftsprozesse abgedeckt sind. Achten Sie darauf, dass die Key User über fundiertes Fachwissen und ein gutes Verständnis ihrer Abteilung verfügen.

  2. Rollen und Erwartungen festlegen
    Definieren Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Key User klar: Sie sollen das System intensiv testen, Feedback geben und als Mittler zwischen dem Projektteam und den Anwendern fungieren. Kommunizieren Sie die Wichtigkeit ihrer Rolle und setzen Sie klare Erwartungen hinsichtlich der Teilnahme an Schulungen, Tests und Meetings.

  3. Schulungen und Vorbereitung
    Führen Sie Schulungen durch, um sicherzustellen, dass die Key User das neue System und dessen Funktionen vollständig verstehen. Stellen Sie sicher, dass sie in der Lage sind, die neuen Abläufe selbstständig zu nutzen und diese innerhalb ihrer Abteilungen zu erklären.

  4. Testphase planen
    Entwickeln Sie eine strukturierte Testphase, in der die Key User verschiedene Szenarien durchspielen – von einfachen, täglichen Aufgaben bis hin zu komplexen Geschäftsabläufen. Achten Sie darauf, dass sowohl funktionale Tests als auch die Benutzerfreundlichkeit und die Integration mit bestehenden Systemen überprüft werden.

  5. Regelmässige Feedback-Runden einrichten
    Organisieren Sie regelmässige Meetings, um Feedback der Key User zu sammeln. Diese Sitzungen sollten genutzt werden, um positive Erfahrungen, aber auch Fehler oder ungünstige Abläufe zu identifizieren. Stellen Sie sicher, dass das Feedback klar dokumentiert und priorisiert wird.

  6. Zusammenarbeit und Kommunikation fördern
    Fördern Sie eine enge Zusammenarbeit zwischen den Key Usern, der Projektleitung und dem Implementierungsteam. Ein strukturierter und transparenter Austausch verbessert den Wissensaufbau und beschleunigt die Problemlösung. Fördern Sie abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, um das Silodenken zu minimieren.

  7. Probleme frühzeitig beheben
    Reagieren Sie schnell auf identifizierte Schwächen und Lücken im Prozessabbild. Die enge Zusammenarbeit zwischen Key Usern und dem Implementierungsteam ermöglicht eine zügige Lösung von Problemen.

  8. Erfolgsgeschichten kommunizieren
    Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse und Erfolgsgeschichten der Key User, um Vertrauen in das neue System aufzubauen und die Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden zu steigern. Betonen Sie die reibungslose Funktionalität kritischer Geschäftsprozesse, um die restlichen Anwender zu überzeugen.

  9. Ende-zu-Ende Tests durchführen
    Führen Sie nach erfolgreicher Testphase Ende-zu-Ende Tests durch, um sicherzustellen, dass alle Prozesse vom Anfang bis zum Ende reibungslos funktionieren. Dies stärkt das Vertrauen in die Lösung und erleichtert den Übergang in den produktiven Betrieb.

  10. Nachhaltige Unterstützung sicherstellen
    Auch nach der Implementierung bleibt die Key User Community aktiv. Sie fungiert als Unterstützung für das fortlaufende Systemmanagement und hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Die Community sollte weiterhin als Anlaufstelle für Fragen und zur Prozessoptimierung dienen.

  11. Projektmarketing und Anwenderakzeptanz fördern
    Die Key User tragen zur erfolgreichen Kommunikation des Projekts bei, indem sie die Effektivität und Funktionalität des Systems aufzeigen. Dies fördert eine positive Einstellung zur neuen Software und minimiert Widerstände.

  12. Kontinuierliche Verbesserung und Lessons Learned
    Nutzen Sie die Erfahrungen der Key User zur kontinuierlichen Optimierung des Systems. Legen Sie Wert auf regelmässige Schulungen und Updates, um den Nutzen langfristig zu maximieren. Ziehen Sie aus der Einführung wertvolle Lessons Learned, um zukünftige Softwareprojekte effizienter zu gestalten.

Projektmarketing und Anwenderakzeptanz

Ein wesentlicher Beitrag der Key User Community zum Projektmarketing war die nachweisbare Funktionalität und Effektivität des neuen Systems. Indem die Key User erfolgreich aufzeigten, dass kritische Geschäftsprozesse im System reibungslos funktionierten, stieg die Akzeptanz des Systems bei den übrigen Anwendern signifikant. Dies trug nicht nur zur Reduzierung von Widerständen bei, sondern förderte auch eine positive Einstellung gegenüber der neuen Technologie.

Lessons Learned und Empfehlungen

Aus dieser Erfahrung haben wir wertvolle Lessons Learned gezogen, die für zukünftige Systemimplementierungen relevant sind. Dazu gehören die frühzeitige Einbindung der Key User, die klare Definition der Testkriterien und eine kontinuierliche Kommunikation während des gesamten Projekts. Wir empfehlen Unternehmen daher, eine Key User Community als integralen Bestandteil ihrer Implementierungsstrategie zu betrachten, um die Erfolgschancen ihrer IT-Projekte signifikant zu erhöhen bzw. nachhaltige IT-Projekte durchzuführen.

Fazit

Die Einführung einer Key User Community hat sich als äusserst effektiv erwiesen, um die Implementierung neuer Softwares zu optimieren. Durch die aktive Beteiligung und das wertvolle Feedback der Key User konnten nicht nur technische Herausforderungen gemeistert, sondern auch die Anwenderakzeptanz gesteigert werden. Dieser Ansatz zeigt, wie wichtig es ist, die Endanwender frühzeitig in den Implementierungsprozess einzubeziehen, um die Gesamtleistung und den Nutzen neuer Technologien nachhaltig zu maximieren.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Post die Potenziale und Herausforderungen des Einsatzes einer Key User Community vermitteln konnten und danken für Ihr Interesse.

Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen bei einer Systemeinführung. Vereinbaren Sie noch heute ein kostenloses Orientierungsgespräch mit einem unserer Senior CRM-Guides und erfahren Sie, wie Sie den Erfolg Ihrer Systemeinführung sicherstellen können.
Website zu Systemeinführungen