CRM Projektmanagement – massgeschneiderte Projektunterstützung

Gründe für den Beizug eines CRM Experten

Viele Projekte leiden darunter, dass sie zusätzlich zum Tagesgeschäft durchgeführt werden müssen. Wird der überlastete Projektleiter methodisch unterstützt und bei wichtigen Tätigkeiten entlastet, wird dadurch der Projekterfolg sichergestellt. Die Mitwirkung eines erfahrenen CRM Experten im CRM Projektmanagement hat folgende Vorteile:

  • Realistische Planung von Aufgaben und Terminen
  • Effizientes Abarbeiten von Aufgaben dank vorgefertigten Tools und Templates
  • Verhindern von Leerläufen und unnötigen Arbeitsschritten
  • Erhöhen der Qualität der Entscheidungsgrundlagen
  • Erkennen von Zusammenhängen und Risiken
  • Benchmarks und Best-Practice-Ansätze zu CRM-Projekten
  • Entlastung der internen Projektressourcen
  • Erhöhung der Erfolgswahrscheinlichkeit

Formen der CRM-Projektunterstützung

Die Projektunterstützung durch ADVANIS kann grundsätzlich in folgenden Formen erfolgen:

  • CRM-Projekt-Administration / CRM POM (Project Office Management)
  • CRM-Projekt-Coaching
  • CRM-Projektleitung

Natürlich sind auch Mischformen oder die Unterstützung nur für einzelne Projektaufgaben oder -phasen möglich.

Auswahl des richtigen Ansatzes

In einem ersten unverbindlichen Beratungsgespräch, wird eine Leistungsübersicht für das CRM-Projektmanagement nach Unterstützungsformen wie folgt besprochen und auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Indem Sie aus den verschiedenen Themengebieten genau jene Aufgaben auswählen, in welchen Sie am meisten Unterstützung benötigen, erhalten Sie eine auf Ihr Projekt zugeschnittene Lösung. Der genaue Leistungsumfang der Dienstleistungspakete wird also mit Ihnen im konkreten Fall festgelegt.

Leistungsübersicht des CRM Projektmanagement bei ADVANIS (Auszug)

Für die einzelnen Arbeitsschritte wird jeweils definiert, wer die Verantwortung übernimmt
Mitarbeit: Unterstützung und Entlastung des Projektleiters
Lead: ADVANIS hat den Lead, der Kunde gibt fachlichen Input

Legende CRM Projektmanagement Leistungsverzeichnis ADVANIS

Weitergehende Informationen finden Sie auf unseren Flyern, welche wir Ihnen gerne zustellen!

CRM-Projektadministration / CRM POM

Kernstücke der Projektadministration sind das Führen und Tracken der Pendenzenliste sowie das Erstellen von Sitzungsprotokollen. Darüber hinaus kann die Projektadministration den Projektleiter auch bei Aufgaben im Berichtswesen, dem Projektcontrolling, dem Risikomanagement sowie in der Projektkommunikation unterstützen. Das Project Office soll den Projektleiter operativ zu entlasten und methodisch unterstützen.

CRM-Projektcoaching

Unternehmens- und Branchen-Knowhow sowie die Vertrautheit mit den internen Prozessen sprechen dafür, dass ein interner Mitarbeiter die Projektleitung wahrnimmt. Unsere Rolle sehen wir in diesem Fall darin, den internen Projektleiter mit CRM- und Projekt-Knowhow fachlich, methodisch und inhaltlich zu unterstützen und somit zu entlasten. Besonders empfehlenswert ist ein Coaching für den Projektsetup sowie die initiale Projektplanung. In dieser Phase können mit relativ wenig Aufwand Risiken, Fehler und Lücken erkannt und eine teure spätere Korrektur vermieden werden.

Durch die zusätzliche skalierbare Zuweisung von Aufgaben kann das Projektcoaching massgeschneidert werden. Der Ansatz kann flexibel auf Ihr Projekt sowie auf die Verfügbarkeit und Skills Ihres internen Projektleiters oder anderer Schlüsselpersonen angepasst werden. Mögliche Aufgaben, welche übertragen werden können, sind das Projektcontrolling, das Risikomanagement, die Kommunikation oder das Testmanagement. Planung und Steuerung bleiben als Kernthemen beim Projektleiter.

Bei einer Teilprojektleitung können ganze Themengebiete dem Coach zugwiesen werden, wobei wir dann eher von Projektsupport sprechen. Themen welche ganz dem zugewiesen werden, insbesondere das Projektcontrolling, das Risikomanagement, die Kommunikation oder das Testmanagement. Planung und Steuerung bleiben als Kernthemen beim Projektleiter.
Für die Führung des Projektteams und das Erreichen der Projektergebnisse bleibt im Coaching-Ansatz weiterhin der interne Projektleiter verantwortlich.

CRM-Projektleitung

Bei diesem Dienstleistungspaket übernimmt ADVANIS die Gesamtprojektleitung und somit den Lead bei den zentralen Aufgaben, insbesondere bei den Kernthemen eines CRM-Projektleiters, der Projektplanung und der Projektsteuerung.

Die Aufgaben eines CRM-Projektleiters sind vielfältig. Mögliche Verantwortungsbereiche sind:

  • Erstellen und laufendes nachführen der Projektplanung
  • Kommunizieren mit Stakholdern
  • Vorbereiten der Steuerungsausschüsse
  • Vorbereiten von Workshops
  • Koordinieren des Implementierungspartners
  • Koordinieren von Drittanbieter bei Schnittstellen
  • Abnehmen und reviewen von Konzepten
  • Prüfen und Freigeben von Change Requests
  • Führen und Coachen der Teilprojektleiter
  • Zuweisen und überwachen der einzelnen Aufgaben
  • Sicherstellen eines regelmässigen Projektreportings
  • Planen und initiieren der Schulung
  • Planen und initiieren der unterschiedlichen Tests
  • Planen und initiieren des Change Managements
  • Erstellen eines Cutover Plans
  • Planung des Go-Live und der Hypercare-Phase
  • Sicherstellen des Übergangs vom Projekt in den Betrieb

Erfolgreich hat sich bisher der Ansatz einer Co-Projektleitung erwiesen.

Der Umfang und die Ressourcenplanung werden auch hier individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst.

Weshalb viele CRM Projekte scheitern

Oft kämpfen CRM Projekte damit, dass die Schlüsselressourcen wenig Zeit haben und zudem durch Kundenprojekte und das Tagesgeschäft übersteuert werden. Diese Schlüsselpersonen haben oft viel Fach-Know-how, aber wenig Erfahrung und Wissen im Projektmanagement. Ein Projektleiter für ein mittelgrosses CRM-Projekt sollte 40 bis 80 % seiner Arbeitszeit in das Projekt investieren können.

Zudem unterschätzt man den notwendigen Aufwand für das Projektteam bei CRM Projekten. Alle sind betroffen, alle wollen mitreden – und kaum jemand hat Zeit! Der interne Aufwand kann gut das 2 bis 4-fache des externen Implementierungspartners umfassen.

Projekte kommen dann schnell in Verzug, erreichen die gesteckten Ziele nicht, oder werden sogar gestoppt.

Bei CRM-Projekten ist es leider häufig so, dass diese viel zu technisch angegangen werden. Es sind in erster Linie Change Management Projekte und keine IT-Projekte. Die wenigsten CRM-Projekte scheitern aus technischen Gründen sondern weil die CRM-Lösung von den Usern und deren Vorgesetzten nicht akzeptiert und somit nicht verwendet wird.

Weitergehende Informationen finden Sie auf unseren Flyern, welche wir Ihnen gerne zustellen!

Haben Sie Fragen zum CRM Projektmanagement? Verlangen Sie jetzt Ihren unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin.